L’organizzazione è personale (anche nel lavoro)

L’organizzazione è personale.
Non è un’opinione: è uno dei pilastri di Vivere Organizzati e del mio lavoro con freelance e professionisti.

Ognuno di noi, in modo spontaneo, crea categorie mentali e fisiche.
Archivia informazioni, oggetti e attività seguendo logiche che spesso non sono consapevoli, ma sono estremamente coerenti.

È da lì che bisogna partire.

Quando un sistema organizzativo rispetta il modo in cui una persona pensa e lavora, diventa più semplice da usare. E soprattutto: diventa sostenibile nel tempo.

Micro o macro categorie: non è una scelta giusta o sbagliata

Osservare come una persona categorizza è fondamentale.
C’è chi tende a creare micro-categorie: tutto è molto specifico, ordinato, dettagliato. Richiede qualche secondo in più per riporre le cose, ma rende il recupero rapido e immediato.

Altri preferiscono macro-categorie: pochi contenitori, ampi, flessibili. Il riordino è veloce, la ricerca richiede un attimo in più.

Nel lavoro freelance o professionale, entrambe le strategie possono funzionare. La differenza non la fa il metodo, ma la coerenza con il proprio modo di ragionare.

Forzare una logica che non ci appartiene significa creare un sistema fragile, destinato a rompersi nei momenti di carico.

Non è solo una questione estetica

Un altro aspetto spesso sottovalutato è il rapporto con il carico visivo.

C’è chi lavora meglio con strumenti e materiali a vista: mensole, contenitori trasparenti, accesso immediato. E chi, al contrario, ha bisogno di ridurre gli stimoli visivi per mantenere concentrazione e chiarezza, preferendo armadi chiusi o contenitori opachi.

Non è una preferenza estetica. È una necessità cognitiva.

Assecondarla è fondamentale se si vuole costruire un sistema organizzativo che regga nel tempo, soprattutto nel lavoro quotidiano.

L’organizzazione funziona dove le cose accadono

Osservare le abitudini quotidiane permette di individuare aree di utilizzo naturali: dove lavori davvero, in quale spazio riesci a concentrarti meglio, dove lasci le cose quando sei di fretta.

Seguire queste associazioni — invece di imporre soluzioni “ideali” — evita cambiamenti faticosi e inutili. E aumenta enormemente le possibilità che l’organizzazione venga mantenuta.

Nel lavoro autonomo, dove non esistono routine imposte dall’esterno, questo fa la differenza.

E negli spazi condivisi?

Sapere che l’organizzazione è personale può far nascere un dubbio legittimo: cosa succede negli spazi condivisi, in casa o in ufficio?

È una domanda importante. E merita un approfondimento dedicato. Ne parleremo in un prossimo articolo.